Le Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest,

Vu le Traité de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, notamment en son article 34 ;

Vu les Statuts de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) annexés au Traité de l’UMOA, en date du 20 janvier 2007, notamment en leurs articles 30 et 59 ;

Vu la loi uniforme portant réglementation des systèmes financiers décentralisés, adoptée par le Conseil des Ministres de l’UMOA le 6 avril 2007, notamment en son article 49 ;

Vu la décision du Conseil d’Administration de la BCEAO du 17 décembre 2008, tenu à Niamey ;

Vu l’instruction n° 030-02-2009 du 3 février 2009, fixant les moda- lités d’établissement et de conservation des états financiers des systèmes financiers décentralisés de l’UMOA, en son article 4 ;

DECIDE

Article premier : Objet

La présente instruction a pour objet de définir la catégorie de systèmes financiers décentralisés (SFD) qui est autorisée à appli- quer la version allégée du référentiel comptable spécifique des systèmes financiers décentralisés (RCSFD) de  l’UMOA.

Article 2 : Critères d’application

Les systèmes financiers décentralisés dont les encours de dépôts ou de crédit sont inférieurs à cinquante (50) millions de FCFA au cours de deux (2) exercices consécutifs peuvent appliquer la ver- sion allégée du RCSFD pour la tenue de leur comptabilité et la pré- sentation de leurs états financiers.

Article 3 : Irréversibilité du choix de référentiel comptable par les SFD

Les systèmes financiers décentralisés qui remplissent les critères définis à l’article 2 peuvent, s’ils le souhaitent, opter pour la version développée du RCSFD.

Ce choix est irréversible sauf en cas de changement important dans la structure ou l’activité du SFD pouvant justifier la remise en cause de l’option initiale. Le SFD qui souhaite revenir à la version allégée est tenu, au préalable, de solliciter l’autorisation formelle des Autorités de contrôle.

Article 4 : Dispositions transitoires

Les groupements d’épargne et de crédit en activité dans l’Union qui disposent d’un délai de deux (2) ans pour se conformer aux dis- positions de l’article 142 de la loi portant réglementation des sys- tèmes financiers décentralisés sont également autorisés, durant cette période transitoire, à utiliser la version allégée du RCSFD.

Article 5 : Entrée en vigueur

La présente instruction entre en vigueur le 1er janvier 2011 et est publiée partout où besoin sera.

Fait à Dakar, le 29 décembre 2010

Philippe-Henri DACOURY-TABLEY

Le Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest,

Vu le Traité de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, notamment, en son article 34 ;

Vu les Statuts de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) annexés au Traité de l’UMOA, en date du 20 janvier 2007, notamment en leurs articles 30 et 59 ;

Vu la loi uniforme portant réglementation des systèmes financiers décentralisés, adoptée par le Conseil des Ministres de l’UMOA le 6 avril 2007, notamment en son article 55 ;

DECIDE

Article premier : Objet

La présente instruction a pour objet de fixer les indicateurs pério- diques à communiquer par les systèmes financiers décentralisés (SFD) au Ministre chargé des Finances, à la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest ci-après dénommée « BCEAO » ou « Banque Centrale » et à la Commission Bancaire de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), ainsi que les modalités de leur transmission.

Article 2 : Périodicité de transmission des données périodiques

Les SFD visés à l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD sont tenus de communiquer, sur une base mensuelle, au Ministre chargé des Finances, à la Banque Centrale et à la Com- mission Bancaire de l’UMOA, les indicateurs périodiques dont la forme et le contenu sont précisés à l’annexe de la présente instruction.

Pour les autres SFD, la transmission des indicateurs périodiques est requise sur une base trimestrielle.

Article 3 : Date limite de communication des indicateurs périodiques

Les SFD relevant de l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD sont tenus de transmettre aux Autorités visées à l’article 2 dans un délai maximum de trente (30) jours calendaires à compter de la fin du mois concerné, les indicateurs périodiques fi- gurant en annexe de la présente instruction.

Pour les autres SFD, les indicateurs périodiques sont transmis, aux Autorités de contrôle, dans un délai maximum de trente (30) jours calendaires à compter de la fin du trimestre.

Le défaut de communication de ces indicateurs périodiques aux Autorités visées à l’article 2 est passible de pénalités conformé- ment aux dispositions de l’article 73 de la loi uniforme.

Article 4 : Mode de transmission des indicateurs périodiques

Les SFD visés à l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD sont tenus de communiquer aux Autorités de contrôle leurs indicateurs périodiques sur support électronique.

Les autres SFD, à défaut de fournir les indicateurs sur support électronique, les transmettent sur support papier. Ils doivent être revêtus de la signature d’une personne dûment habilitée pour engager la responsabilité du SFD.

Article 5 : Annexe

L’annexe ci-jointe, qui fait partie intégrante de la présente instruction, détermine les indicateurs périodiques à communiquer aux Autorités de contrôle.

Article 6 : Entrée en vigueur

La présente instruction abroge et remplace toutes dispositions antérieures traitant du même objet.

Elle entre en vigueur le 1er janvier 2011 et est publiée partout où besoin sera.

Fait à Dakar, le 29 décembre 2010

Philippe-Henri DACOURY-TABLEY

Les structures qui ne respectent pas cette norme du fait des spécificités qui leur sont propres devront en donner les raisons.

II.- INDICATEURS NON FINANCIERS

Tableau n°1 : Nombre de membres, bénéficiaires ou clients

Tableau n°2 : Effectif des dirigeants et du personnel employé

2 Pour les SFD relevant de l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD, les indicateurs non financiers seront produits sur une base mensuelle.

Tableau n°3 : Nombre des déposants

Tableau n°4 : Nombre de crédits en cours

Tableau n°5 : Répartition des crédits selon leur objet (en milliers de FCFA) 

Tableau n°6 : Nombre de crédits en souffrance

Tableau n°7 : Indicateurs sur la surveillance

(*) A renseigner par les structures faîtières des institutions mutualistes ou coopératives d’épargne et de crédit (**) A renseigner par les institutions non mutualistes.

Le Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest,

Vu le Traité de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, notamment en son article 34 ;

Vu les Statuts de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) annexés au Traité de l’UMOA, en date du 20 janvier 2007, notamment en leurs articles 30 et 59 ;

Vu la loi uniforme portant réglementation des systèmes financiers décentralisés, adoptée par le Conseil des Ministres de l’UMOA le 6 avril 2007, notamment en ses articles 104, 106 et 114 ;

DECIDE

Article premier : Objet

La présente instruction a pour objet de préciser les modalités de constitution, de dotation et d’intervention d’un fonds de sécurité ou de solidarité au sein des réseaux (unions, fédérations et confédérations) des systèmes financiers décentralisés (SFD) tels que définis à l’article 1er de la loi portant réglementation des SFD.

Article 2 : Définition du fonds de sécurité ou de solidarité

Aux fins de la présente instruction, le fonds de sécurité ou de solidarité s’entend de la réserve spéciale dotée obligatoirement par l’ensemble des entités ou institutions membres d’un réseau, pour se protéger contre les risques liés à leur activité.

Article 3 : Objectif du fonds de sécurité ou de solidarité

Le fonds de sécurité ou de solidarité est destiné à :

• contribuer au financement des institutions membres du réseau dont les fonds propres se situent en deçà de la norme de capitalisation fixée par le dispositif prudentiel régissant les SFD ;
• faire face aux difficultés conjoncturelles des institutions affiliées résultant notamment :
• des risques de liquidité,
• de chocs exogènes de nature à compromettre la viabilité financière du

Article 4 : Mode de constitution

Le fonds de sécurité ou de solidarité est constitué sous la forme d’un compte spécifique ouvert dans les livres de la structure faîtière.

Article 5 : Ressources du fonds de sécurité ou de solidarité

Le fonds de sécurité ou de solidarité est alimenté par les cotisations annuelles non remboursables des institutions membres, sur la base d’un prélèvement de 2% du total de l’actif moyen brut et des engagements par signature la première année et à la variation de l’actif moyen plus les engagements par signature, les années suivantes.

Les contributions de chacune des institutions affiliées sont reçues par la structure faîtière au plus tard six (6) mois après la clôture de l’exercice.

Le fonds de sécurité ou de solidarité peut également recevoir des ressources de l’Etat sous forme de dons ou de toute personne ou organisation désireuse de soutenir le réseau par l’octroi d’un concours non remboursable.

Afin d’éviter toute perte d’indépendance du fonds face à d’éventuels donateurs, d’une part, et dans un souci de lutte contre le blanchi- ment des capitaux, d’autre part, toute donation en dehors des ap- ports des membres du fonds est soumise à l’autorisation préalable des Autorités de contrôle.

La dotation du fonds de sécurité ou de solidarité est plafonnée à 15% de l’actif total du réseau, au-delà duquel l’alimentation par les cotisations cesse d’être obligatoire.

Toutefois, en fonction de l’appréciation de la situation financière du réseau, l’Autorité de contrôle peut solliciter du SFD concerné un relèvement du niveau du fonds de sécurité ou de solidarité.

Article 6 : Modalités d’intervention du fonds de sécurité ou de solidarité

Le fonds de sécurité ou de solidarité intervient sur demande d’une institution membre du réseau. La requête d’utilisation du fonds de sécurité ou de solidarité, accompagnée du plan de redressement de l’institution requérante, est soumise à l’autorisation préalable du Conseil d’Administration de la structure faîtière.

La gestion du fonds de sécurité ou de solidarité est assurée par un comité ad hoc placé sous l’autorité du Conseil d’Administration.

La décision de mise en place de ce concours est également tri- butaire de l’approbation préalable, par l’organe de contrôle de la structure faîtière, du plan de redressement et du plan de trésorerie de l’institution concernée.

Les ressources mises à la disposition de l’institution constituent un emprunt subordonné qu’elle s’engage à rembourser selon les mo- dalités mentionnées dans la décision d’octroi de ce concours. Les conditions générales de remboursement sont précisées dans le règlement intérieur du fonds de sécurité ou de solidarité.

Le fonds de sécurité ne peut intervenir en faveur d’une même institution plus de trois (3) fois consécutivement.

Article 7 : Contrôle du fonds de sécurité ou de solidarité

La surveillance du fonds de sécurité ou de solidarité est assurée par l’organe de contrôle de la structure faîtière.

L’organe de contrôle est tenu d’élaborer un rapport général de contrôle de la gestion du fonds de sécurité ou de solidarité et de rendre compte, au moins une (1) fois l’an, à l’Assemblée Générale de la structure faîtière. Le rapport fait notamment ressortir le solde du compte en début et en fin de période, les cumuls respectifs des dotations du fonds, des utilisations, des remboursements et des cotisations des membres au cours de l’année ainsi que les utilisations et les remboursements de la période.

Le rapport de contrôle porte également sur l’évaluation de la mise en œuvre des plans de redressement des institutions ayant bénéficié des concours du fonds.

Les structures faîtières visées à l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD, doivent faire établir par le commissaire aux comptes, dans le cadre de sa vérification globale, un rapport spécifique sur la gestion du fonds de sécurité ou de solidarité. Le rapport est transmis aux Autorités de contrôle.

Article 8 : Règlement intérieur du fonds de sécurité ou de solidarité

Les réseaux (confédérations, fédérations et unions des SFD) sont tenus d’élaborer un règlement intérieur relatif au fonctionnement du fonds de sécurité ou de solidarité. Ils communiquent ce règlement intérieur, dans les trente (30) jours suivant son approbation par l’organe délibérant, au Ministre chargé des Finances et à la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest ci-après dé- nommée « BCEAO » ou « Banque Centrale » pour observations avant sa mise en application.

Les dispositions de l’alinéa précédent s’appliquent, dans un délai de six (6) mois à compter de son agrément, à tout nouveau réseau (confédération, fédération et union des SFD) constitué après l’entrée en vigueur de la présente instruction.

Toute modification du règlement intérieur est soumise à l’accord préalable des Autorités de contrôle visées à l’alinéa premier du présent article.

Article 9 : Dispositions transitoires

Les réseaux déjà constitués sont tenus d’instituer le fonds de sécurité ou de solidarité dans un délai de six (6) mois à compter de la date d’entrée en vigueur de la présente instruction.

Article 10 : Sanctions

Les SFD qui ne se conforment pas aux dispositions de la présente instruction sont passibles de sanctions disciplinaires et pécu- niaires prévues aux articles 70, 71 et 73 de la loi portant régle- mentation des SFD.

Article 11: Entrée en vigueur

La présente instruction entre en vigueur le 1er janvier 2011 et est publiée partout où besoin sera.

Fait à Dakar, le 29 décembre 2010

Philippe-Henri DACOURY-TABLEY

Le Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest,

Vu le Traité de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, notamment en son article 34 ;

Vu les Statuts de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) annexés au Traité de l’UMOA, en date du 20 janvier 2007, notamment en leurs articles 30 et 59 ;

Vu la loi uniforme portant réglementation des systèmes financiers décentralisés, adoptée par le Conseil des Ministres de l’UMOA le 6 avril 2007, notamment en ses articles 49 à 51 ;

DECIDE

Article premier : Objet

La présente instruction a pour objet de fixer les normes de pré- sentation à observer par les systèmes financiers décentralisés (SFD) dans l’élaboration d’un rapport annuel, au terme de chaque exercice social.

Article 2 : Périodicité de production du rapport

Les SFD sont tenus de produire un rapport annuel à la fin de chaque exercice social.

Les unions, fédérations et confédérations des SFD sont également tenues d’élaborer un rapport annuel sur une base combinée, conformément aux dispositions du référentiel comptable spécifique des SFD.

Le rapport annuel élaboré par les SFD non constitués sous forme mutualiste ou coopérative est présenté sur une base consolidée, conformément aux dispositions du référentiel comptable spécifique des SFD.

Les SFD constitués en réseau sont tenus de transmettre, en sus du rapport annuel sur une base combinée, les rapports de chacune des entités membres du réseau.

Article 3 : Contenu du rapport annuel

Le rapport annuel comprend, outre les informations sur les activités de l’institution, les états financiers approuvés par l’Assemblée Générale, constitués du bilan, du compte de résultat et des états annexes ainsi que les informations dont la liste est annexée à la présente instruction.

Article 4 : Mode de transmission du rapport annuel

Les rapports des SFD visés à l’article 44 de la loi portant régle- mentation des SFD sont communiqués sur support électronique au Ministère chargé des Finances, à la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest ci-après dénommée « BCEAO » ou « Banque Centrale » et à la Commission Bancaire, conformément aux dispositions de l’article 51 de la loi susvisée.

Les autres SFD, à défaut de fournir le rapport sur support électro- nique, les transmettent sur support papier.

Le rapport doit être revêtu de la signature d’une personne dûment habilitée pour engager la responsabilité du SFD.

Article 5 : Annexe

L’annexe ci-jointe, qui fait partie intégrante de la présente instruction, précise les informations devant figurer dans le rapport annuel.

Article 6 : Entrée en vigueur

La présente instruction abroge et remplace toutes dispositions antérieures traitant du même objet.

Elle entre en vigueur le 1er janvier 2011 et est publiée partout où besoin sera.

Fait à Dakar, le 29 décembre 2010

Philippe-Henri DACOURY-TABLEY

INFORMATIONS DEVANT FIGURER DANS LE RAPPORT ANNUEL DES SYSTEMES FINANCIERS DECENTRALISES

Le rapport annuel doit comporter une description sommaire de l’historique de l’institution. Il reflète la vie de l’institution par rap- port notamment :

• à son environnement socio-économique ;
• aux pratiques mutualistes ou coopératives, le cas échéant ;
• à la gouvernance d’entreprise ;
• à l’évolution de sa situation financière ;
• aux prestations offertes à ses membres (épargne, crédit, micro- assurance, transfert d’argent, monétique, etc) ;
• aux innovations en cours concernant les services offerts ;
• aux relations de l’institution avec son environnement, notamment les activités sociales réalisées ;
• à la mise en œuvre des obligations en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme ;
• aux changements intervenus dans son organisation ;
• aux difficultés rencontrées ;
• à ses relations avec les Autorités de contrôle ;
• à ses partenaires ;
• à ses perspectives

Il est également requis des informations ou des analyses sur les affiliations et désaffiliations d’institutions membres, relatives à la période sous revue, ainsi que la liste des autres institutions financières auprès desquelles l’institution effectue des placements ou qui lui octroient des financements.

Le rapport annuel comporte, notamment en son annexe, les tableaux ci-après.

I DONNEES GENERALES

Tableau n°1.1 : Nombre de membres, bénéficiaires ou clients (en unités)

Tableau n°1.2 : Effectif des dirigeants et du personnel employé   (en unités)

(*) A renseigner par les institutions coopératives ou mutualistes d’épargne et de crédit (**) A préciser

1.3 Données sur la gouvernance  :Tableau sur l’état des rémunérations des dirigeants et du personnel de l’institution

Tableau sur les remboursements de frais des dirigeants élus

(1) Salaires, appointements, indemnités, gratifications et primes occasionnelles ou périodiques versées au personnel, les rémunérations des administrateurs salariés, les cotisations aux régimes de retraite,

(2) S’applique aux sociétés (SA, SARL)

II. DONNEES SUR LES POINTS DE SERVICE

Tableau n°2 : Evolution du nombre de points de service

III. DONNEES SUR LES OPERATIONS DE COLLECTE DE DEPOTS

Tableau n°3.1 : Evolution du montant des dépôts (en milliers de FCFA)

 Tableau 3.2 : Décomposition des dépôts par terme

Tableau n°3.3 : Evolution du nombre de déposants (membres, bénéficiaires ou clients ayant un dépôt dans les livres du SFD) et des comptes inactifs)

Tableau n°3.4 : Evolution du capital social * 

* Pour les sociétés de capitaux.

 IV DONNEES SUR LES CREDITS (PRETS ET ENGAGEMENTS PAR SIGNATURE)

Tableau n°4.1 : Evolution du montant annuel des prêts accordés * (en milliers de FCFA) 

* Il s’agit du montant des prêts accordés dans l’année.

Tableau n°4.2 : Evolution du nombre de prêts accordés dans l’année  (en unité)

Tableau n°4.3 : Engagements par signature (en milliers de FCFA)  

 Tableau n°4.4 : Encours de crédits au 31 décembre (en milliers de FCFA)

 Tableau n°4.5 : Nombre de crédits en cours au 31 décembre (en unité)

 Tableau n°4.6 : Evolution de l’encours des crédits par terme

Tableau n°4.7 : Encours des crédits des agents relevant des Autorités de contrôle (Ministère chargé des Finances, BCEAO et Commission Bancaire de l’UMOA) 

Tableau n°4.8 : Opérations de crédit sur ressources affectées

Tableau n°4.9 : Gestion du portefeuille de crédit

3 – rapport entre l’encours brut des créances en souffrance et le total de l’encours brut des crédits

4 – rapport entre les échéances remboursées et le montant attendu au cours de l’année

5 – rapport entre le montant des créances en souffrance recouvrées et le montant total des créances en souffrance

6 – rapport entre l’encours brut des créances en souffrance sur ressources affectées et le montant total de l’encours brut des crédits sur ressources affectées

7 – rapport entre le montant des échéances des crédits sur ressources affectées effectivement remboursées et le total des échéances attendues sur les crédits sur ressources affectées

8 – rapport entre le montant recouvré sur créances en souffrance sur ressources affectées et le total des créances en souffrance sur ressources affectées

9 – rapport entre le montant des crédits passés en perte et le total de l’encours des crédits de la période

V. DONNEES SUR LES AUTRES ACTIVITES AUTORISEES

5.1 Activités de transfert rapide d’argent Informations d’ordre général :

• nom et adresse du représentant (Banque, Poste) ;
• nom et adresse de la société représentée (Western union, Money gram, ) ;
• nombre d’opérations exécutées au cours de l’année :
• à l’émission ;
• à la réception.

Tableau n°5.1 : Opérations de transferts (en milliers de FCFA)

5.2 Activités de micro assurance

Informations d’ordre général :

• nombre de bénéficiaires ;
• catégories de prestations offertes : à détailler.

Tableau n°5.2 : Opérations de micro assurance (en milliers de FCFA)

Tableau n°5.3 : Opérations de change  

VI. AUTRES INFORMATIONS SUR LES OPERATIONS AVEC LA CLIENTELE

Tableau n°6.1 : Tarification des opérations avec la clientèle (*)

(*) : Communiquer le taux d’intérêt annuel (**) : Indiquer le mode de détermination

Tableau n°6.2 : Répartition des crédits selon leurs objets (en milliers de FCFA)

Tableau 6.3 : Dons et œuvres sociales  

 Tableau n°6.4 : Répartition sectorielle des crédits accordés (*)  en milliers de FCFA

(*) La sectorisation retenue dans ce tableau est celle prévue par le référentiel comptable spécifique des SFD.

VII. OPERATIONS AVEC LES AUTRES INSTITUTIONS FINANCIERES

Tableau n°7 : Opérations avec les autres institutions financières  (établissements de crédit, SFD, autres institutions financières) et les partenaires au développement

VIII. DONNEES SUR LA PERFORMANCE DES MEMBRES DES RESEAUX (UNIONS, FEDERATIONS ET CONFEDERATIONS)

Tableau n°8 : Indicateurs de performance des institutions affiliées au réseau (*)

(*) Tableau à renseigner par les structures faîtières

IX.FONCTIONNEMENT ET VIE DES ORGANES

Tableau n°9 : Nombre de réunions tenues au cours de l’année

(*) A renseigner par les institutions mutualistes ou coopératives d’épargne et de crédit

X. PERFORMANCES FINANCIERES

Tableau n°10 : Indicateurs de performances financières

Le taux de marge nette est égal au rapport entre le résultat net et la marge d’intérêt.

Le Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest,

Vu le Traité de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, notamment en son article 34 ;

Vu les Statuts de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) annexés au Traité de l’UMOA, en date du 20 janvier 2007, notamment en leurs articles 30 et 59 ;

Vu la loi uniforme portant réglementation des systèmes financiers décentralisés, adoptée par le Conseil des Ministres de l’UMOA le 6 avril 2007, notamment en ses articles 37 à 42 ;

DECIDE

Article premier : Objet

La présente instruction a pour objet de préciser les dispositions organisant le contrôle interne au sein des systèmes financiers décentralisés (SFD) tels que définis à l’article 1er de la loi portant réglementation des SFD.

Le système de contrôle interne porte sur :

• la vérification de la conformité des opérations réalisées et de l’organisation avec les dispositions législatives, réglementaires et prudentielles en vigueur, les normes et usages professionnels et déontologiques, les orientations et décisions des organes dirigeants, notamment en matière de risques, de pouvoirs, de signature et de taux d’intérêt ainsi que les procédures internes ;
• la surveillance de la qualité de l’information comptable et finan- cière, en particulier les conditions d’enregistrement, de conser- vation et de disponibilité des données ;
• la protection des ressources humaines, de la clientèle et des actifs de l’institution ;
• la prévention, la détection et la gestion des risques ;
• la vérification du respect de la conformité des procédures avec les dispositions de la loi uniforme relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et celle portant sur le financement du terrorisme dans les Etats membres de l’UEMOA et leurs textes d’application.

Article 2 : Obligation de mise en place d’un système de contrôle interne

Tout SFD en activité dans un Etat membre de l’UMOA est tenu de se doter d’un système de contrôle interne efficace qui précise l’organisation et les objectifs du contrôle interne ainsi que les moyens destinés à assurer cette fonction. Ce document fait partie intégrante des procédures internes de l’institution. Le système doit être adapté à l’organisation du SFD, à la nature et au volume de ses activités, ainsi qu’aux risques auxquels il est exposé.

Article 3 : Rapports de contrôle interne

Les rapports internes de vérification ou d’inspection sont adres- sés au Ministre et, dans le cas des systèmes financiers décentralisés visés à l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD, à la Banque Centrale ou à la Commission Bancaire qui peuvent, en cas d’infractions aux dispositions légales ou réglementaires ou de pratiques préjudiciables aux intérêts des déposants et des créanciers, exiger la mise en œuvre de mesures de redressement.

Les anomalies constatées font l’objet d’un rapport, assorti de recommandations, adressé aux organes d’administration et de gestion de l’institution concernée et, dans le cas des institutions mutualistes ou coopératives d’épargne et de crédit, à l’organe de contrôle et à l’institution à laquelle elle est affiliée. Dans les trente (30) jours qui suivent sa production, copie de ce rapport est trans- mise au Ministre, à la Banque Centrale ou à la Commission Bancaire.

Les rapports de contrôle interne contenant des constats mettant en cause les dirigeants ne peuvent être modifiés par les organes dirigeants. Toutefois, les personnes incriminées peuvent formuler des observations sur les constats dressés. Les observations formulées doivent être jointes au rapport de contrôle.

Le non-respect de ces dispositions expose les contrevenants aux sanctions disciplinaires prévues à l’article 71 de la loi portant réglementation des SFD, sans préjudice des sanctions pénales.

Le rapport de contrôle global doit être élaboré et transmis aux Autorités de contrôle au plus tard dans les six (6) mois suivant la fin de l’année civile.

Article 4 : Annexe

L’annexe ci-jointe, qui fait partie intégrante de la présente instruc- tion, précise le rôle et les responsabilités des dirigeants, le contenu du contrôle interne et les normes de présentation des rapports de contrôle global.

Article 5 : Entrée en vigueur

La présente instruction entre en vigueur le 1er janvier 2011 et est publiée partout où besoin sera.

Fait à Dakar, le 29 décembre 2010

Philippe-Henri   DACOURY-TABLEY

ANNEXE

ORGANISATION DU CONTROLE INTERNE AU SEIN DES SFD

La présente annexe précise les modalités d’organisation du contrôle interne dans les systèmes financiers décentralisés (SFD) de l’Union Monétaire Ouest Africaine. Elle précise le rôle et les responsabilités des dirigeants, le contenu du contrôle et les normes de présentation des rapports de contrôle global.

I – ROLE ET RESPONSABILITES DES DIRIGEANTS DANS LE DOMAINE DU CONTROLE INTERNE

Sont considérés comme dirigeants de l’institution toute personne exerçant des fonctions de direction, d’administration, de contrôle ou de gérance du SFD.

I.1 Dispositions communes aux SFD

A chaque niveau au sein des SFD, un dispositif de contrôle adapté doit être mis en place, qu’il soit hiérarchique ou non, individuel ou collectif, automatisé ou manuel, assimilable à une autorisation ou une validation.

Le Conseil d’Administration ou l’organe assimilé est tenu de veil- ler à la mise en place et à la mise à jour des politiques et procé- dures écrites de contrôle indispensables pour une saine et prudente gestion des activités du SFD.

Pour chacun des principaux risques quantifiables auxquels est exposé le SFD, le Conseil d’Administration ou l’organe équivalent fixe des limites globales, dont le caractère adéquat est revu périodiquement. Celles-ci sont déclinées en limites opérationnelles par la Direction ou la gérance, qui s’assure en permanence de leur respect. En outre, le Conseil d’Administration ou l’organe équivalent veille à la séparation des tâches incompatibles, notamment la manipulation des valeurs, l’enregistrement, l’autorisation des opérations, leur vérification et l’inspection.

Le Directeur ou le Gérant met en place un dispositif de contrôle interne couvrant toutes les structures du SFD et l’ensemble des risques auxquels l’institution de microfinance est exposée. Il s’assure en permanence de la cohérence et de l’efficacité du système de contrôle interne. Il est tenu également de sensibiliser l’ensemble du personnel, sur l’importance et l’intérêt des contrôles, notamment à travers une formation adaptée et un enrichissement des tâches.

La fonction de contrôle doit être confiée à une personne ou à un service spécialement constitué à cet effet, disposant d’une indépendance fonctionnelle et jouissant de prérogatives étendues quant au champ de ses interventions et à la communication des données des autres structures du SFD.

Pour assurer cette indépendance de manière effective, le contrôle interne doit être rattaché au Conseil de Surveillance pour les institutions mutualistes ou coopératives d’épargne et de crédit et au Conseil d’Administration ou organe compétent pour les autres structures, auquel il rend compte.

Les SFD constitués sous forme de société sont tenus de mettre en place un Comité d’Audit dont les attributions sont notamment :

• l’examen de l’organisation du système de contrôle interne et le suivi de son évolution ainsi que l’appréciation du dispositif de maîtrise des risques de crédit et des risques opérationnels ;
• la participation à la sélection des commissaires aux comptes et l’examen des conclusions de leurs travaux ;
• l’analyse de la conformité des principes comptables appliqués avec les normes en vigueur et l’examen approfondi des comptes annuels avant leur présentation au Conseil d’Administration

Au plus tard un (1) mois après leur élaboration par les services compétents, les rapports de contrôle interne sont portés à la connaissance du Conseil de Surveillance pour les institutions mutualistes ou coopératives d’épargne et de crédit, et le cas échéant, du Conseil d’Administration ou de l’organe compétent pour les autres SFD, afin de faire l’objet d’un suivi approprié.

I.2. Dispositions spécifiques aux institutions mutualistes ou coopératives d’épargne et de crédit (IMCEC)

I.2.1 Dispositions générales aux IMCEC

L’institution pourvoit à la formation des membres du Conseil de Surveillance pour leur permettre d’avoir une maîtrise suffisante des diligences à accomplir dans le cadre de leur fonction.

Le Conseil de Surveillance est tenu de se doter, pour l’exercice de son contrôle, de procédures écrites et à jour, relatives à l’évalua- tion des aspects suivants du fonctionnement de l’institution :

• l’efficacité du contrôle interne ;
• les politiques et pratiques financières (épargne, crédit, gestion fi- nancière et budgétaire, politiques de placement et d’investissement) ;
• la comptabilité ;
• la caisse ;
• les aspects de gestion administrative ;
• les politiques et pratiques coopératives.

En outre, les rapports de vérification internes, quelle que soit leur nature, ainsi que les rapports des contrôles externes sont com- muniqués au Conseil de Surveillance qui est tenu d’évaluer le suivi de la mise en œuvre des recommandations qui en sont issues et d’en rendre compte, au moins une fois l’an, à l’Assemblée Générale.

I.2.2 Dispositions spécifiques aux structures faîtières

Le Conseil de surveillance s’assure que les services de la structure faîtière sont également contrôlés au même titre que les entités affiliées. Par ailleurs, le contrôle interne porte également sur la vérification des états financiers combinés du réseau. Chaque réseau communique, au plus tard le 15 janvier de chaque année, sur support électronique, au Ministère chargé des Finances, à la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest ci-après dénommée

« BCEAO » ou « Banque Centrale » et à la Commission Bancaire son programme annuel indicatif d’inspection de l’année à venir. Ce document fait ressortir le nombre total d’entités du réseau (caisses de base, Unions, Fédération), l’effectif des agents participant aux contrôles et les thèmes. Toute modification majeure ultérieure ap- portée à ce programme est communiquée aux Autorités susvisées.

Au plus tard le 31 janvier suivant la fin de l’exercice, l’institution transmet également au Ministère chargé des Finances, à la Banque Centrale et à la Commission Bancaire de l’UMOA, en un exemplaire chacun, un rapport global sur le bilan du programme d’inspection de l’année précédente faisant ressortir les diligences accomplies, les difficultés rencontrées, les principaux constats relevés, ainsi que les écarts entre les prévisions et les réalisations.

Les services chargés du contrôle interne des réseaux doivent iden- tifier des indicateurs de prévention et de détection des risques des SFD qui doivent servir à alimenter leur tableau de bord.

II – CONTENU DU CONTROLE

Les diligences obligatoires portent sur les points suivants.

2.1 Gestion de l’épargne, du crédit et des engagements par signature

Le dispositif de contrôle prévoit, au moins une fois par trimestre, un rapprochement entre l’inventaire comptable et l’inventaire extracomptable du portefeuille. Tout écart relevé lors de ce contrôle est corrigé dans les trente (30) jours qui suivent la fin du trimestre concerné.

2.2 Système d’information et de documentation

Le système de contrôle interne garantit l’existence d’une piste d’au- dit et veille au respect des dispositions réglementaires en vigueur dans l’UMOA relatives à la production de l’information financière par les SFD. La piste d’audit permet :

• de reconstituer les opérations dans l’ordre chronologique ;
• de justifier toute information par une pièce d’origine à partir de laquelle il est possible de remonter, par un cheminement ininterrompu, au document de synthèse et réciproquement ;
• d’expliquer l’évolution des soldes d’un arrêté à l’autre, grâce à la conservation des mouvements ayant affecté les postes comp-

Les éléments constitutifs de la piste d’audit sont conservés pendant au moins dix (10) ans.

Le système de contrôle interne permet de s’assurer que les informations destinées aux organes de direction, d’administration et de contrôle, mais également celles transmises au Ministre chargé des Finances, à la BCEAO et à la Commission Bancaire, ainsi que les données figurant dans les documents publiés sont fiables, pertinentes, récentes, explicites et conformes aux normes réglementaires.

2.3 Surveillance prudentielle

Les SFD élaborent et tiennent à jour un document qui précise l’organisation, les objectifs du contrôle interne et les moyens destinés à assurer cette fonction. Ce document fait partie intégrante des procédures internes de l’institution. En outre, au plus tard dans les six (6) mois suivant la fin de l’année civile, ils adressent au Ministre chargé des Finances, à la BCEAO et à la Commission Bancaire pour les SFD visés à l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD, un rapport comportant les éléments suivants :

• une description de l’organisation et du fonctionnement du contrôle interne au cours de la période sous revue, faisant notamment ressortir les moyens mis en œuvre, les travaux réalisés et les modifications significatives éventuellement intervenues dans les méthodes et l’activité. Pour les SFD dont les états financiers sont élaborés sur une base combinée ou conso- lidée, le rapport annuel présente en annexe les normes de ges- tion déterminées par caisse pour l’ensemble du réseau ;
• un inventaire des contrôles effectués par le Conseil de Surveillance, l’unité chargée de l’inspection, celle responsable de la vérification et, le cas échéant, de l’audit interne, accompagné des principales observations relevées et des mesures correctrices entrepr

Par ailleurs, les SFD sont tenus de transmettre une copie des manuels de procédures de vérification, d’audit et d’inspection au Ministère chargé des Finances, à la Banque Centrale et à la Com- mission Bancaire pour les institutions de microfinance visées à l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD, dans un délai maximum de trente (30) jours suivant l’entrée en vigueur de la présente instruction.

2.4 Gouvernement d’entreprise

Les institutions de microfinance sont tenues de se doter des outils ci-après indispensables à un bon gouvernement d’entreprise :

• un plan d’affaires triennal ou quinquennal qui devra faire l’objet d’évaluations annuelles et d’actualisation en fonction de l’évo- lution de l’environnement, de l’activité et des hypothèses ;
• des procédures et techniques appropriées de gestion des risques, en particulier dans le domaine de la gestion des crédits et des engagements hors bilan ainsi que des risques opérationnels ;
• un dispositif de suivi budgétaire ;
• des outils de mesure, de prévision et de simulation permettant de tester la vulnérabilité et la sensibilité du SFD aux chocs internes et externes ;
• un système fiable et performant de reporting aux Autorités de contrôle ;
• des codes de déontologie portant notamment sur les relations avec la clientèle et les fournisseurs de biens et services ainsi que les obligations incombant aux actionnaires, aux dirigeants et au personnel ;
• un dispositif de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, conformément aux dispositions légales et réglementaire

III – NORMES DE PRESENTATION DES RAPPORTS DE CONTROLE GENERAL

Le rapport de contrôle général doit être élaboré par la personne ou le service dûment habilité à cet effet, disposant d’une indépendance fonctionnelle et jouissant de prérogatives étendues quant au champ de ses interventions et à la communication des données des autres structures du SFD.

Il doit être transmis aux Autorités de contrôle (Ministère chargé des Finances, Banque Centrale et Commission Bancaire) au plus tard dans les six (6) mois suivant la fin de l’année civile.

Les rapports de contrôle global mentionnent toutes les lacunes relevées. En outre, ils portent sur les éléments suivants :

• le mandat des contrôleurs ;
• les informations générales sur le SFD ;
• les faits saillants qui retracent les principales observations des contrôleurs ;
• les manquements aux dispositions réglementaires régissant les SFD et aux textes internes de l’institution ;
• la (les) situation(s) particulière(s) portant principalement sur les cas de malveillance, de conflits d’intérêts et d’exercice d’activités non prévues ;
• les constats relatifs au non-respect des politiques et procédures internes des SFD par les dirigeants, les employés et les personnes qui leur sont apparentées définies au sens de l’article 20 du décret d’application de la loi. A cette fin, les SFD sont tenus de se doter et de maintenir à jour un répertoire des personnes membres ou bénéficiaires qui sont apparentées aux personnes impliquées dans leur administration, contrôle, direction ou gérance ;
• l’appréciation de la gestion des crédits à travers les modalités d’instruction et de suivi des dossiers ainsi que de recouvrement des prêts ;
• les modalités de gestion de l’épargne, principalement l’utilisation adéquate des procurations et le suivi des comptes classés inactifs ;
• l’évaluation des procédures budgétaires et de leur mise en œuvre ainsi que des opérations figurant dans les comptes de régularisation ;
• l’évaluation de la mise en œuvre des accords ou conventions liant le SFD à ses partenaires, le cas échéant ;
• l’évaluation du suivi de la mise en œuvre des conclusions des rapports d’inspection et de vérification par les dirigeants élus et par la Direction et/ou la Gérance.

Enfin, le rapport de contrôle général motive chacune des anomalies relevées, préconise un délai pour sa régularisation et mentionne le risque auquel le SFD est exposé.

 Le Gouverneur de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest,

Vu le Traité de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, notamment en son article 34 ;

Vu les Statuts de la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) annexés au Traité de l’UMOA, en date du 20 janvier 2007, notamment en leurs articles 30 et 59 ;

Vu la loi uniforme portant réglementation des systèmes financiers décentralisés, adoptée par le Conseil des Ministres de l’UMOA le 6 avril 2007, notamment en ses articles 85, 115, 123 et 147 ;

DECIDE

Article premier : Objet

La présente instruction a pour objet de réglementer le mode de financement des immobilisations et des participations par les systèmes financiers décentralisés (SFD), leurs unions, fédérations ou confédérations telles que définies à l’article 1er de la loi portant réglementation des SFD.

Article 2 : Définitions

Les immobilisations représentent des biens et valeurs destinés à rester durablement dans le SFD. Il s’agit notamment des immobilisations corporelles et incorporelles ainsi que des titres de participation.

Les titres de participation sont ceux dont l’acquisition et la possession durable, qui leur confèrent le caractère d’immobilisation, permettent d’exercer une certaine influence sur l’institution qui les a émis.

Article 3 : Mode de financement

Les SFD sont tenus de financer l’ensemble de leurs immobilisations corporelles et incorporelles ainsi que leurs titres de participation par leurs fonds propres.

Article 4 : Modalités de détermination du ratio et norme à respecter

Le total des immobilisations corporelles et incorporelles ainsi que les titres de participation à l’exclusion d’une part, des frais et valeurs immobilisés incorporels et d’autre part, des participations dans d’autres SFD ou établissements de crédit, ne peut excéder 100% des fonds propres du SFD concerné.

Les modalités de détermination des règles et norme visées à l’alinéa précédent sont jointes en annexe de la présente instruction.

Article 5 : Date de transmission aux Autorités de contrôle

Les SFD sont tenus de produire ce ratio sur une base trimestrielle. Cette donnée est transmise aux Autorités de contrôle, au plus tard, un (1) mois après la fin du trimestre.

En fin d’exercice, le ratio relatif au financement des immobilisations et des participations est calculé sur la base des données des états financiers arrêtés au 31 décembre de chaque année et transmis en trois (3) exemplaires au Ministre chargé des Finances, à la Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest ci-après dénommée « BCEAO » ou « Banque Centrale » et à la Commission Bancaire dans un délai de six (6) mois après la clôture des comptes.

Article 6 : Mode de transmission du ratio prudentiel

L’état récapitulatif du calcul de ce ratio prudentiel pour les SFD visés à l’article 44 de la loi portant réglementation des SFD est communiqué sur support électronique aux Autorités de contrôle.

Les autres SFD, à défaut de fournir les données sur support électronique, doivent les transmettre sur support papier au Ministre chargé des Finances, à la Banque Centrale et à la Commission Bancaire.

L’état récapitulatif est revêtu de la signature d’une personne dûment habilitée à engager la responsabilité du SFD.

Article 7 : Annexe

L’annexe ci-jointe, qui fait partie intégrante de la présente instruction, précise les modalités de détermination du ratio relatif au financement des immobilisations et des participations par les fonds propres.

Article 8 : Entrée en vigueur

La présente instruction entre en vigueur le 1er janvier 2011 et est publiée partout où besoin sera.

Fait à Dakar, le 29 décembre 2010

Philippe-Henri   DACOURY-TABLEY

ANNEXE RELATIVE AUX MODALITES DE DETERMINATION DU RATIO RELATIF AU FINANCEMENT DES IMMOBILISATIONS ET DES PARTICIPATIONS PAR LES SFD

Les immobilisations corporelles et incorporelles ainsi que les titres de participation à l’exclusion d’une part, des frais et valeurs immobilisés incorporels et d’autre part, des participations dans d’autres SFD ou établissements de crédit, ne peuvent excéder 100% des fonds propres de cette institution.

Les modalités de détermination du ratio sont fixées comme suit.

1. Numérateur : Total des immobilisations corporelles et incorpo- relles ainsi que des titres de participation à l’exclusion des frais et valeurs immobilisés et des participations dans d’autres SFD ou établissements de crédit (A) : Montants nets des amortissements et des provisions éventuelles

• Immobilisations incorporelles en cours (D24) ;
• Immobilisations corporelles en cours (D25) ;
• Immobilisations incorporelles d’exploitation (D31), déduction faite des frais et valeurs immobilisés ;
• Immobilisations corporelles d’exploitation (D36) ;
• Immobilisations incorporelles hors exploitation (D41) ;
• Immobilisations corporelles hors exploitation (D45) ;
• Immobilisations incorporelles hors exploitation acquises par réalisation de garantie (D46), déduction faite des immobilisations acquises par réalisation de garantie depuis moins de 2 ans ;
• Immobilisations corporelles hors exploitation acquises par réalisation de garantie (D47), déduction faite des immobilisations acquises par réalisation de garantie depuis moins de 2 ans ;
• Titres de participation (D1E), déduction faite des participations dans d’autres SFD ou établissements de crédit.

2. Dénominateur : Fonds propres (B)

• Subventions d’investissement (L10) ;
• Fonds affectés (L20) ;
• Fonds de crédit (L27) ;
• Provisions pour risques et charges (L30) ;
• Provisions réglementées (L35) ;
• Emprunts et titres émis subordonnés (L41) ;
• Fonds pour risques financiers généraux (L45) ;
• Primes liées au capital (L50) ;
• Réserves (L55) ;
• Ecart de réévaluation des immobilisations (L59) ;
• Capital (L60) ;
• Fonds de dotation (L65) ;
• Report à nouveau positif (L70) ;
• Excédent des produits sur les charges (L75)* ;
• Résultat positif de l’exercice (L80).

Eléments à déduire :

• Capital non appelé (L62) ;
• Excédent des charges sur les produits (E05)* ;
• Immobilisations incorporelles nettes (D24+D31+D41+D46) ;
• Report à nouveau négatif (L70) ;
• Résultat déficitaire de l’exercice (L80) ;
• Complément de provisions non constituées et exigées par les Autorités de contrôle ;
• Toutes participations constituant des fonds propres dans d’au- tres SFD ou établissements de crédit.

Ratio = A/B x 100

La norme à respecter est de 100% maximum.

* : Ces comptes ne seront utilisés que dans le cadre de la production des états financiers infra annuels.